Automatisierte elektronische Prozesse optimieren das Rechnungswesen

Berlin/ Hildesheim, den 18. Mai 2011. Die eigene Rechnungsabwicklung elektronisch zu gestalten ist für Großunternehmen und Mittelständler attraktiv.

Auf dem Dialogtag „Automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis“ informierten die E-Invoicing-Spezialisten SGH Service AG und secrypt GmbH in Hildesheim interessierte Unternehmen. Das breitgefächerte Programm veranschaulichte die Vorteile elektronischer Prozesse für das Verarbeiten großer Belegvolumina im Rechnungswesen. Praxisberichte von Anwendern sowie die Demonstration geeigneter IT-Lösungen beantworteten manche Frage der Teilnehmer. Aktuelle steuerrechtliche Entwicklungen beleuchtete ein fachkompetenter Steuerberater.

„Die Diskussionen auf unserem Dialogtag haben zweierlei gezeigt: Zum einen ist der Informationsbedarf groß – nicht nur bei international agierenden Unternehmen, sondern auch im Mittelstand. Zum anderen ist die automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung auf dem Vormarsch“, resümiert Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH Service AG. „Dabei überzeugen die Vorteile der bewährten elektronischen Lösungen mit digitaler Signatur im Rechnungswesen: Die Abläufe werden schneller, einfacher und sicherer“, ergänzt Tatami Michalek, Geschäftsführer bei der secrypt GmbH.

In seinem Eröffnungsvortrag stellte Stefan Groß, Steuerberater in der Münchner Kanzlei Peters, Schönberger & Partner GbR, die rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnung vor und ging auf aktuelle Entwicklungen auf europäischer und nationaler Ebene ein. International eingeführte und standardisierte Verfahren, wie die qualifizierte elektronische Signatur sowie EDI, haben weiterhin Bestand. Alternative Kontrollverfahren sind als künftige Modelle noch etwas genauer zu beleuchten. Besonders im EU-weiten Rechnungsaustausch ist es zur Harmonisierung noch ein weiter Weg. Im Mittelpunkt sämtlicher Überlegungen stehen die Prozessoptimierung und der Mehrwert der elektronischen Rechnungsverarbeitung für das Unternehmen.

Secrypts E-Invoicing Experte Oliver Volkmuth veranschaulichte den Einsatz der elektronischen Signatur und der 2D-Barcode Technologie für das gesetzeskonforme Archivieren elektronischer Rechnungsdokumente. Für Unternehmen mit Kunden ohne elektronisches Rechnungs- oder Archivwesen ist dies eine geeignete Lösung: Rechnungsempfänger erhalten die „Papierrechnung“ per E-Mail mitsamt der digitalen Signatur, rechtskonform zum Ausdrucken und Archivieren.

Vollständig auf Papierbelege zu verzichten ist derzeit nicht möglich. Ein begleitender Prozess für das Digitalisieren von Papierbelegen muss bestehen bleiben. Thomas Iwanski von der SGH demonstrierte einen hybriden Lösungsansatz für das Verarbeiten papierbasierter und elektronischer Rechnungen in vollständig digitalen Prozessen. Unternehmenskunden empfangen Rechnungsdaten zentral in ihrem Wunschformat und können sie direkt weiterverarbeiten. Sie profitieren von hohen Ressourceneinsparungen und der Expertise des Dienstleisters.

Die Anwendervorträge stellten die spezifischen Anforderungen an effizientes E-Invoicing in großen, international agierenden Unternehmen dar. Die Referenten beschrieben das effiziente Optimieren der Prozesse durch Outsourcing. Unter dem Strich ergab sich: Das Standardisieren der Rechnungsverarbeitung birgt hohe Einsparungen bei überschaubaren Kosten. Harald Dietrich, Manager IT Application Architecture Solutions bei LSG Sky Chefs, beschrieb das aktive Anbinden von Lieferanten beim E-Invoicing als Win-win-Projekt. Beim Umstellen auf E-Invoicing muss der Aufwand im eigenen Unternehmen und beim Lieferanten überschaubar gehalten werden. Beide Seiten profitieren so von der Prozesssicherheit durch Automatisieren und der Expertise des Dienstleisters.

Die SGH Service AG

Die SGH Service AG ist ein auf dem deutschen Markt führender Anbieter für Outsourcing im Rechnungswesen. Das 1990 gegründete Unternehmen ist auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung, den elektronischen Rechnungsaustausch und die technische Zentralregulierung spezialisiert. Der Dienstleister betreut branchenübergreifend Kunden aus Industrie, Handel und Dienstleistung sowie Verbundgruppen.
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Über secrypt

Die secrypt GmbH ist spezialisiert auf Lösungen zur Optimierung, Beschleunigung und Sicherung digitaler Geschäftsprozesse mit gesetzeskonformer elektronischer Signatur, Zeitstempel und Verschlüsselung. Mit seiner digiSeal®-Produktfamilie sorgt das nach ISO 9001 zertifizierte Unternehmen für Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit von sensiblen elektronischen Daten und für ihre dauerhafte Beweiswerterhaltung im elektronischen Archiv.
Mit der Möglichkeit, elektronisch signierte Dokumente beweisbar rechtsverbindlich auf Papier auszudrucken, verfügt secrypt über ein weltweit einzigartiges Alleinstellungsmerkmal.

Auf Basis seines digiSeal®-Softwareportfolios bietet das Berliner Unternehmen individuelle Lösungen und Technologien für verschiedene nationale und internationale Anwendungsszenarien in den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen, Energie, Healthcare und für öffentliche Auftraggeber an.

Geschäftsführung:
Rechtsanwalt Patrick Lieberkühn, Geschäftsführer Vertrieb und Geschäftsentwicklung
Dipl.-Ing. Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing, Finanzen und Professional Services
Dipl.-Math. Matthias Schlede, Geschäftsführer Forschung und Entwicklung

secrypt GmbH
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